副業必須ツール解説

グーグルスプレッドシートとは?基本の操作・分析・関数・機能・アドオンの使い方を解説


「グーグルスプレッドシートを使ってみたいけど、使い方が分からない…」
「グーグルスプレッドシートをもっと使いこなしていきたい!」

このようにグーグルスプレッドシートを使い方が分からない、もしくは使いこなしたいと思い、この記事にたどり着いたのではないでしょうか?

仕事をしていくためには、クライアントとグーグルスプレッドシートを使って情報を共有することは避けられません。

そのため、グーグルスプレッドシートを使いこなせるようになっておくのは必要不可欠でしょう。

ということで今回は、グーグルスプレッドシートの基本の操作・分析・関数・機能・アドオンの使い方を解説していきます。

グーグルスプレッドシートの基本的な使い方を解説!

まずは、グーグルスプレッドシートの以下の10つの基本的な使い方を解説していきます。

  • 作成方法
  • タイトルを付ける
  • シートの追加・削除と名前を変更
  • シートをコピーする
  • スプレッドシートの削除
  • 行・列の幅の広げる
  • 行・列を挿入・削除する
  • 様々な形式でダウンロードする
  • 共有方法
  • 保存方法

グーグルスプレッドシートの基本的な使い方は既に知っているという方は飛ばして頂いても構いません。

Excelを利用している人人はグーグルスプレッドシートの使い方を学んでいってください。

作成方法

グーグルスプレッドシートの作成方法は、【Googleドライブへアクセス】>【+新規】>【Googleスプレッドシート】をクリックするだけです。

画像の【>】の部分にカーソルを合わせると「空白のスプレッドシート」と「テンプレートから」のどちらかを選べるようになっています。

ほとんどの場合は「空白のスプレッドシート」から選ぶことが多いため、「テンプレートから」を使う頻度は多くありません。

タイトルを付ける

グーグルスプレッドシートでは、シート上部に「無題のスプレッドシート」と書かれている箇所があります。

「無題のスプレッドシート」と書かれている箇所に任意のタイトルを入力することで、タイトルを付けることができます。

グーグルスプレッドシートは自動保存なので、Excelのように保存操作をする必要はありません。タイトルを入力するだけでOKです。

シートの追加・削除と名前を変更

グーグルスプレッドシートにはExcelのようにシートの追加・削除と名前を付けることができます。

追加方法はグーグルスプレッドシート下部にある【+】をクリックするだけで完了です。

反対に削除する際は削除したいシートの【▼】をクリックするか、カーソルを合わせて右クリックすると【削除】という選択肢が出てくるの、そのままクリックすると完了です。

シート名の付け方は削除方法と同じように【▼】もしくは右クリックすると、【名前を変更】が選択肢に表れます。そのままクリックして任意の名前を付けましょう。

シートとは、グーグルスプレッドシートやExcelの下部にあるデフォルトで【シート1】と書かれている所です。

シートは必要であれば追加したり、必要無くなれば削除したりすることができます。シート管理する際はシート名をしっかりつけておかないと管理が複雑になってしまうため、名前を付けなければなりません。

シートを複数追加する際は管理しやすいように分かりやすい名前を付けるようにしましょう。

シートをコピーする

シートは追加・削除・名前の変更以外にもコピーすることもできます。

シートの【▼】もしくはカーソルを合わせて【右クリック】をすると、【コピーを作成】、【別のワークブックにコピー】のどちらかを選択して、コピーしましょう。

【コピーを作成】は同じスプレッドシート内でシートをコピーしますが、【別のワークブックにコピー】は別のスプレッドシートへシートをコピーします。

コピーするタイミングは様々ですが、原本のシートを残しておいて、コピーで作成したシートで分析のためにデータを触ってみたり、フォーマットのシートをコピーして11月分、12月分と分けたりするためにコピーを使用します。

スプレッドシートの削除

グーグルスプレッドシートを無駄に作りすぎたり、不必要になったりした場合はGoogleドライブ内を整理するためにも削除する必要があります。

削除方法は、Googleドライブへアクセスし、削除したいスプレッドシートにカーソルを合わせて【右クリック】をすると、【削除】の選択肢が表示されます。

そのまま削除をクリックすると、【ゴミ箱】へ移動します。

また、スプレッドシートを開いているときでも【ファイル】>【削除】で削除することもできます。

好きな方法で削除していただけたらOKです。

行・列の幅の調整

グーグルスプレッドシートでは、Excelと同じように行と列の幅を調整することができます。

ちなみに「行は横、列は縦」です。「行と列どっちが横か縦なのか分からなくなる」という人はしっかり覚えておきましょう。

行・列の幅の調整方法は、行の【1、2、3…】、列の【A、B、C…】と書かれている箇所の間の境界線にカーソルを合わせて、【左クリック】で長押ししながら、上下左右に移動させるだけでできます。

デフォルトのセルの幅では収まりきらない場合などに幅の調整することが多いため、調整方法を覚えておきましょう。

行・列を挿入・削除する

行・列は挿入・削除することができます。

挿入方法は、任意の行・列にカーソルを合わせて、【右クリック】すると以下のような選択肢が表示されます。

・行の場合の選択肢
– 1行を上に挿入
– 1行を下に挿入

・列の場合の選択肢
– 1列を左に挿入
– 1列を右に挿入

上下左右に挿入したい方法を選びましょう。もし、間違えて挿入してしまった場合はWindowsは【Ctrl+Z】、Macは【Command+Z】で挿入前の状態に戻せます。

もしくは、【右クリック】をして選択肢が表示される際に【行を削除】・【列を削除】という選択肢を選ぶと削除することができます。

様々な形式でダウンロードする

グーグルスプレッドシートでは、PDF、Excel、csvなど様々な形式でダウンロードすることができます。

ダウンロード方法は【ファイル】>【ダウンロードにカーソルを合わせる】>任意のダウンロード形式を選択をすることで、様々な形式でスプレッドシートをダウンロードできます。

クライアントへPDF形式で資料を提出する際などにダウンロードをすることがあるため、ダウンロードの方法はしっかり覚えておきましょう。

共有方法

グーグルスプレッドシートでは、スプレッドシートをチームメンバーへ共有することで、チーム作業を効率化することができます。

スプレッドシートの共有方法は、スプレッドシート上部の【共有】を選択し、共有したいメンバーのGmailを入力して、【送信】をクリックするだけで完了します。

共有すると相手のGmailに共有の通知メールが届き、自分と同じスプレッドシートを閲覧できるようになります。

共有する際は権限として、【編集者】、【コメント可】、【閲覧者】を選ぶことができます。編集しても良いメンバーへの共有は【編集者】、フィードバックのみを求める場合は【コメント可】、閲覧だけの場合は【閲覧者】を選択すると良いでしょう。

保存方法

グーグルスプレッドシートでは、基本的に自動で保存してくれるため、保存をする必要はありません。

随時自動保存してくれるため、途中で電源が落ちたり、何らかの不具合でブラウザが閉じてしまったりしてもデータは残るので安心しても大丈夫です。

グーグルスプレッドシートで分析・管理するための使い方3選

グーグルスプレッドシートではデータなどを分析・管理するために様々なグラフの作成、ピポットテーブルの作成などができます。

それぞれの作成方法について簡単にご説明していきます。

様々なグラフの作成

グーグルスプレッドシートでは、以下のグラフや表を作成することができます。

  • 縦棒グラフ
  • 横棒グラフ
  • 折れ線グラフ
  • 面グラフ
  • 円グラフ
  • 散布図
  • 地図
  • スコアカード
  • レーダーチャート
  • ローソク足チャート
  • ツリーマップ
  • 組織図
  • タイムライングラフ
  • 表グラフ
  • ゲージグラフ
  • 滝グラフ
  • ヒストグラフ

今回はすべてのグラフ・表を詳しくご説明することはできませんが、グラフ・表の作成方法までご説明していきます。

まずは、スプレッドシート上部の【挿入】をクリックします。その後、【グラフ】という選択肢が表示されるので、クリックします。

画像のように【データがありません】というグラフ・表の枠と右側に【グラフエディタ】が表示されます。

【グラフエディタ】内で様々設定ができますが、今回はグラフや表の作成方法をご説明します。

まずは、【グラフの種類】を選択し、任意のグラフを選択します。今回は折れ線グラフを選択します。

その後、A1~B4にあらかじめ1~8の数字を入れておきましょう。【データ範囲】を選択し、データ範囲をA1~B4を選択します。

そうすると、数字が折れ線グラフに反映されると思います。

このようにグラフや表を作成していくことができます。

使い慣れるまで時間はかかりますが、使いこなせるようになれれば非常に便利な分析ツールになるので、積極的に使っていきましょう。

ピポットテーブルの作成

ピポットテーブルとは、蓄積されたデータから様々な視点で集計・分析できる機能です。

ピポットテーブルの作成方法は、まずはデータ範囲をドラッグして選択します。次にスプレッドシート上部の【データ】>【ピポットテーブル】を選択します。

【新しいシート】、【既存のシート】どちらかにピポットテーブルの作成シートを選びます。基本的には【新しいシート】で作成しましょう。

ピポットテーブルを作成すると、以下の画像のようにスプレッドシートが自動で新規作成されます。

作成されたピポットテーブルの右側に【ピポットテーブルエディタ】が表示されるので、エディタから必要なデータを選択していきます。

今回は、行に販売日、列に売上を選択してみました。今回はデータ量が少ないためピポットテーブルを使わなくても良いですが、データ量が多くなればなるほどピポットテーブルは役に立ちます。

データ分析する際に必要なデータをコピー&ペーストしている人は、ピポットテーブルを使うと効率化できるため、ピポットテーブルの作成方法を知っておきましょう。

Webサイト分析の際にも役に立つ機能なので覚えておいて損はないでしょう。

グーグルスプレッドシートおすすめ関数4つの使い方

グーグルスプレッドシートでは、Excelのように関数を使うこともできます。副業ビギナーがおすすめする副業に使える関数を6つご紹介します。

SUM関数

SUM関数とは、足し算をするための関数のことです。

【=SUM(値1:値2)】と入力することで足すことができます。

例えば、A1~A6のセルに数字を入力し、A7に合計値を計算するSUM関数を入力すると以下の画像のようになります。

計算する値の数が増えれば増えるほど、また数字の値が大きれば大きいほどSUM関数は効果を発揮します。

利用する機会があれば、ぜひ使ってみましょう。

AVERAGE関数

AVERAGE関数とは、平均値を計算するための関数のことです。

【=AVERAGE(値1:値2)】と入力することで平均値を計算することができます。

例えば、A1~A6のセルに数字を入力し、A7に合計値を計算するAVERAGE関数を入力すると以下の画像のようになります。

AVERAGE関数もSUM関数同様に計算する値の数が増えたり、数字の値が大きかったりするほど効果を発揮します。

データ分析する際にAVERAGE関数はよく使うので、しっかり覚えておきましょう。

VLOOKUP関数

VLOOKUP関数とは、表を縦方向に検索し、特定のデータに対応する値を取り出す関数のことです。

特定のデータに対応する値を取り出すとは、例えば、顧客データを管理している場合、顧客一人一人に管理コードを設定していることがあります。

例えば、T001、T002というような管理コードのデータに対して、顧客の名前、住所、購入品などを取り出すのがVLOOKUP関数です。

【=VLOOKUP(検索キー,範囲,指数)】と入力することで特定のデータに対応する値を取り出すことができます。

  • 検索キー…顧客の管理コードなど
  • 範囲…特定のデータを取り出したい表の範囲
  • 指数…列の番号(例:B列→2)

実際にVLOOKUP関数を使用した場合、以下のような画像になります。

VLOOK関数をマスターすれば対応する値を目視で探したり、手動で何度も検索する手間が省けるため、業務効率は格段に上がります。

VLOOKUP関数を使えることを求人の条件にしている会社があるほど人気の関数なので覚えておきましょう。

IMPORTXML関数

IMPORTXML関数とは、Web上の情報を読み取るための関数です。Web上の情報を読み取る行為のことをスクレイピングと言います。

Web上の情報とは具体的には、Webサイトのタイトル、ディスクリプション、Googleの検索結果などをIMPORTXML関数を使えば瞬時にスクレイピングできます。

例えば、IMPORTXML関数を使って「(2019年はリッチウーマン!女性おすすめの副業11選と収入の目安](https://fukugyo-beginner.net/woman-recommend-jobs/)」のタイトルをスクレイピングしてみましょう。

【=IMPORTXML(“URL”,”//title”)】の数式に当てはめるように入力するとOKです。

=IMPORTXML(“https://fukugyo-beginner.net/woman-recommend-jobs/”,”//title”)と入力します。

Enterキーを押すと、画像のようにスクレイピングしてくれます。

その他のスクレイピングの数式を下記に書いておくので、興味のあるWebサイトのURLからスクレイピングして実験していきましょう。

・数式
タイトル…=IMPORTXML(“URL”,”//title”)
ディスクリプション…=IMPORTXML(“URL”,”//meta[@name=’description’]/@content”)
ページのキーワード…=IMPORTXML(“URL”,”//meta[@name=’keywords’]/@content”)

ただし一つ注意事項があり、IMPORTXML関数は必ずしもスクレイピングしてくれるわけではありません。Webサイトによってはスクレイピングできないことがあるため覚えておいてください。

グーグルスプレッドシートの便利な機能の使い方

グーグルスプレッドシートに便利な機能があるため、それらの使い方について簡単にご説明していきます。

行・列の固定

スプレッドシートが膨大なデータ量になった際、下・横にスクロールした時に項目が流れて、データが見にくい時に使えるのが行・列の固定です。

固定方法は【表示】>【固定】から以下の固定の方法があるので、任意の方法で固定しましょう。

  • 1行固定
  • 2行固定
  • 現在の行(選択中の行の位置)まで固定
  • 1列固定
  • 2列固定
  • 現在の列(選択中の列の位置)まで固定

固定されると、固定した行・列の下の罫線が少し濃くなります。

フィルタ機能

グーグルスプレッドシートのフィルタ機能を使えば、必要なデータのみを効率良く抽出することができます。

フィルタ機能はフィルタを作成する表の範囲を選択した状態で【データ】>【フィルタを作成】をクリックするとフィルタ機能の付いた表が出来上がります。今回はりんご・みかん・ぶどうの表を作ったので、参考にして確認していってください。

そこから、抽出したいデータのみを選択しましょう。今回はぶどうを抽出していきます。

フィルタ機能を使えば画像のようにぶどうに関するデータを抽出できます。

データ量が多い表にフィルタ機能を付けて、修正作業などのときに利用します。

アンケートフォームの作成

グーグルスプレッドシートでは、Googleフォームのアンケート機能と連携することができます。

Googleフォームと連携をしていれば、アンケート回答者の回答が自動でスプレッドシートに入力されるため非常に便利な機能です。

アンケートフォームの作成方法は、スプレッドシート上部の【ツール】>【フォームを作成】をクリックすると、Googleフォームの画面に移動します。

アンケートを作成し、答えてほしい人に送信をすると、相手にアンケートの依頼メールが届きます。

もし、アンケートに答えてくれた場合は画像のように自動で回答内容が反映されるようになります。

お客さんにアンケートを答えてほしい時などは、グーグルスプレッドシートからGoogleフォームでアンケートを作成し、送信すると自動的にアンケート結果を得られるでしょう。

グーグルスプレッドシートのアドオンの使い方

グーグルスプレッドシートにはアドオンといって、機能を追加することができます。例えば、Googleアナリティクスのデータをスプレッドシートに反映させることができます。

アドオンはスプレッドシート上部の【アドオン】>【アドオンを取得】をクリックすると、G Suite Marketplaceが開かれます。

そこから追加したい機能を探して、インストールすれば新たな機能を使えるようになります。

実際にGoogleアナリティクスのアドオンをインストールしてみましょう。

アドオンにはプロジェクト管理に最適なガントチャート機能やSNSデータを自動取得してくれる機能を追加できるため、ご自身にあった機能を探して追加していきましょう。

グーグルスプレッドシートの使い方をマスターして業務効率化をしよう!

グーグルスプレッドシートの基本操作・分析・関数・機能・アドオンの使い方を解説していきましたが、いかがでしたでしょうか?

はじめてグーグルスプレッドシート使う人や、これからもっと使っていきたい人はこの記事を参考にグーグルスプレッドシートの使い方をマスターして業務効率化を目指しましょう。

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