働き方改革

導入14万社超!働き方改革で推進される「テレワーク」は企業の成長に不可欠

在宅勤務やモバイルワークの総称でもあるテレワークは、ライフステージの変化にあわせた柔軟な働き方を実現するものです。つまり、働き方改革が掲げるテーマ「柔軟な働き方」「副業・兼業の普及」「女性の活躍」「子育て・介護との両立」「生産性向上」の実現に、テレワークは欠かせないものだといえるでしょう。

2018年1月に、テレワーク普及に向けたガイドライン「テレワークではじめる働き方改革」「副業・兼業の促進に関するガイドライン」が政府から公布・施行され、働き方改革の重要課題として推進されているのはこのためです。

それでは、テレワークが推進されることで、私たちの働き方はどう変化していくのでしょうか?テレワークの現状や今後の見通し、企業がどのようにテレワークを活用していくべきかを、事例を交えながら解説していきます。

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テレワークとは?

テレワーク(telework)とは「tele(離れた場所)」と「work(働く)」を掛け合わせた造語であり、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用し、文字どおり会社から離れた場所で働くことです。

テレコミューティング(telecommuting)やリモートワークと呼ばれることもあるテレワークは、交通渋滞やそれによる大気汚染が社会問題化した、1970年代のアメリカで提唱されたといわれ、テレワークで働く人をテレワーカーと呼びます。

日本でも、通勤時の混雑緩和などを目的に、政府がテレワークを提唱した時期が過去にありましたが、本格的に企業が導入をはじめたのは、ICTが発達した2000年代に入ってからだといえるでしょう。

ICTの進化で拡大するテレワーク

それでは、現在テレワーク制度を導入している企業は、一体どの程度の数になるのでしょうか?

IDC Japan株式会社の調査によれば、テレワークは大企業を中心に導入が進められており、導入社数が2017年に14万社を超えたとされています。その背景にはICTの進化のほかにも、ダイバーシティの推進などの要因があるとみられており、今後もテレワーク制度導入は拡大を続け、2022年には29万社を超えると予測されています。

しかし政府の提唱以来、順調に増え続けていた日本企業におけるテレワークの導入は、2009年を境に減少に転じてしまったという過去の経緯があるのです。働き方改革によるテレワーク推進があったとはいえ、近年になって再びテレワーク導入が増加傾向に転じている理由とは、いったいなんでしょうか?

なぜテレワークが拡大しているのか?

テレワークが拡大している理由は、働き方改革で目指される、日本が抱える労働環境の課題とも一致します。そのひとつには、少子高齢化の進行によって労働人口が減少し、企業が優秀な人材を獲得するのが困難になってきていることが挙げられます。つまり、多様な働き方のできる職場環境を整えることで、新たな人材の獲得や優秀な人材の離職を防ぐ目的があるといえるでしょう。

もうひとつ挙げられる要因は、多様化する労働者の価値観です。経済市場のグローバル化にともない、労働者の転職や副業への意識的なハードルが低くなったことで、ライフステージにあわせた柔軟な働き方を求めるニーズが大きくなったのです。

こうした企業サイド、従業員サイド両者のニーズが一致したことにより、テレワーク導入が増加傾向に転じ、拡大を続けているのです。

テレワーク導入によって得られるメリットとは?

テレワークの導入が拡大しているのは、企業サイド・従業員サイドのニーズが一致したことのほかに、それによって得られるメリットがあるからにほかなりません。では、テレワーク導入によって得られるメリットはなにか?企業サイド・従業員サイドそれぞれで見てみましょう。

企業サイドがテレワークで得られるメリット

優秀な人材の獲得・離職防止

すでに解説したように、テレワークを導入して柔軟な働き方を提供することで、優秀な人材の獲得・離職防止が期待できます。子育てや介護によって会社に出社できないなど、従業員のライフステージの変化に柔軟に対応できるのはもちろん、遠隔地に住んでいる優秀な人材を雇用できるなど、従来は採用が困難だった人材も獲得できます。

業務プロセスの合理化

テレワークを導入するには、会社とのコミュニケーション手段、セキュリティの確保などの労働環境を整える必要がありますが、それだけではありません。従来の業務プロセスを見直し、テレワークをする従業員のスキルを最大限活かせるよう、過去の慣習にとらわれない、革新的な業務手法を採用しなければなりません。結果的に、業務プロセスの改善や合理化が期待できます。

労働生産性の向上・コスト削減

業務プロセスを改善し、合理化していくことで、労働生産性の向上が期待できます。業務プロセスの合理化を進めるうえで、ムダな業務を排除していけばコスト削減にもつながり、余ったリソースをコア業務に振り向けることで、労働生産性の向上が実現します。

BCP(事業継続計画)の実現

災害が多発した近年の日本で、急速に注目を集めているのが事業継続計画(BCP = Business Continuity Planning)です。災害などの緊急時に事業を継続させるためには、資産やリソースの分散が必須となり、企業のデータセンター利用などが加速しています。つまり、会社とは別の場所で業務を遂行するテレワークは、BCPを実現するのに最適な業務制度だといえるでしょう。

従業員サイドがテレワークで得られるメリット

ワークライフバランスの実現

出産、子育て、介護など、ライフステージごとの変化や家庭の事情などと、仕事のバランスを取って両立させるのがワークライフバランスであり、その実現のために効果的な働き方がテレワークです。場所を選ばない働き方が可能なため、都会ではない土地に住みたいなど、多様化する労働者の価値観も満たせます。

生産性向上

テレワークであれば、会社に出社する必要がないため、時間を有効に使った働き方が可能となり、結果的に生産性の向上が期待できます。営業の前後に会社に立ち寄る必要もなく、時間の配分も裁量に任されるケースが多いため、働き方を自分自身で管理できるというメリットもあるでしょう。

仕事への満足度が向上

ワークライフバランスが整って、自立的に仕事ができるようになれば、当然のことながら仕事への満足度も高まります。同時に生産性を向上させていけば、賃金の上昇も期待できます。

テレワークの具体的な働き方

冒頭でも触れたように、テレワークは「会社から離れた場所で働く」勤務形態の総称です。つまり、テレワークの働き方はひとつではなく、大きく「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス」の3つに分類できます。それぞれの働き方、特徴を解説してみましょう。

在宅勤務

会社ではなく、文字通り自宅で仕事をする勤務形態が在宅勤務です。通勤時間を削減できるため、通勤が困難な事情を抱える従業員や、育児などで自宅を留守にするのが困難な従業員に有効であり、ワークライフバランスを実現しやすく、キャリアの継続が可能なのが特徴だといえるでしょう。

曜日ごとに在宅勤務する日、出社する日を、従業員が決定できるテレワーク制度を採用する企業もあり、出社を基本としながらも、1日のなかで在宅勤務する時間を決められる制度を採用する企業もあります。

モバイルワーク

交通機関での移動中や顧客先など、出先のさまざまな場所で仕事をする勤務形態がモバイルワークです。スマートフォンやノートPCなどICTを駆使して、時間と場所を問わない働き方が可能になったことで普及の進む勤務形態であり、営業職などの外回りが多い人に有効なのが特徴です。

自宅から営業先に直行し、帰宅時も営業先から直帰するなどのケースも多く、ビジネスチャットでのコミュニケーションや、外出先での出退勤打刻ができるなど、業務システムが進化しているのも普及のポイントでしょう。

サテライトオフィス

会社のオフィス以外の遠隔地に、サテライト(衛星)のようにオフィスを設け、そこを中心に働く勤務形態がサテライトオフィスです。オフィスとして準備するためセキュリティが確保しやすい、従業員の管理がしやすいという面があるものの、企業がサテライトオフィスを準備する負担も無視できません。

そのため、近年ではレンタルオフィスやシェアオフィスなどが登場しており、用途に応じて従業員の自宅近く、顧客の近くなどにサテライトオフィスを設置する例が増えているようです。

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テレワークを導入した企業の成功事例

状況に応じて在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス、またはその組み合わせが選択できるテレワークは、従業員に柔軟な働き方を提供する制度ですが、単純に従来の業務プロセスに組み込めばいいというものではありません。

導入したテレワークが制度として機能するよう、従来の慣習にとらわれない視点で業務プロセスを改革し、全社員の意識改革を含めて最適化していかなければなりません。それでは、テレワーク導入を成功させるため、改革していくべきポイントはどこにあるのか?テレワーク導入が企業の課題解決に効果的に働いた、具体的な成功事例とともに紹介します。

課題と目的を明確にする

企業が新たな取り組みをはじめる場合、そこには必ず解決しなければならない課題、達成しなければならない目的があり、これを明確にしておかなければなりません。課題・目的が明確になっていなければ、どこに向かって進めばいいのかが分からなくなってしまうからです。もちろん、テレワーク導入への取り組みも同じです。

テレワーク導入によって大きな効果を得ている企業は、例外なく課題・目的を明確にしたうえで戦略的に取り組んでいます。具体例を紹介しましょう。

テレワークで生産性向上

テレワーク導入のきっかけが働き方改革の推進だったとしても、自社の業務プロセスを見直すなかで、生産性向上へ活路が見出せる場合があるでしょう。

旭化成不動産レジデンス株式会社では、全国に展開する住宅展示場や拠点に着目。営業スタッフ全員にiPadを支給し、モバイルワークを推進することで労働生産性の向上実現を目的に据えました。

環境の変化に対応するテレワークの活用

経済のグローバル化進展にともない早朝・深夜業務をテレワークで対応する、M&Aの加速で分散された拠点間の意思疎通を図るためにテレワークを活用するなどが考えられます。

経営破綻した日本航空株式会社は、リストラによって減少した人的リソースを最大限活用するため、テレワーク導入による業務合理化と生産性向上への取り組みを開始。世界各国で活躍する社員の業務効率化を図るため、テレワークを含めたワークスタイル変革を推進しました。

優秀な人材の確保

子育てや介護などでキャリアを中断せざるを得ない優秀な人材の離職は、従業員にとっても企業にとっても損失です。人材獲得が困難な現代、こうした課題を解決するのにテレワークを活用するという考え方です。

女性社員が半数以上を占める株式会社中広では、優秀な女性社員が働きやすい環境を整えるための取り組みとしてテレワークを導入。ライフステージの変化で女性社員のキャリアが中断されないようなキャリアパスが用意されたほか、働きやすい職場構築の一貫として、男性社員も含めてテレワークを活用できる環境を提供しています。

勤務制度を含めた職場環境の整備

会社に出社しないのが前提の働き方であるテレワークは、業種や職種によって必ずしもマッチするとはいえません。そのうえで、全社員にとって不公平感などが生じないように、活用のルールや条件などの整備、テレワークをスムーズに実施できる職場環境の整備が不可欠です。

営業スタッフなど、外出の多い従業員のモバイルワークをすでに実施していた株式会社パルコでは、店舗などで働く現場の社員との不公平感を解消するため、一部社員を対象にテレワークをトライアル導入。結果的に不都合が生じなかったことから、育児・介護などの必要性がある社員を対象にテレワークを本格的に導入しました。これによって、だれでもが働き続けられる環境を構築し、不公平感の解消にもつながったのです。

業務効率化ツールの導入と活用

顔を合わせたコミュニケーションが困難なテレワーク制度では、これを補って合理化するための業務効率化ツールの導入が欠かせません。

テレワーク成功へのカギを、職場と同じ環境をいかに社外で整備できるかに見いだした株式会社石井事務機センターでは、その課題を労務管理、コミュニケーション、情報セキュリティの3つに絞り、課題を解決するツール導入に取り組みました。

具体的には、どこでも打刻できる勤怠管理システム、作業の内容や時間を記録できるPCログ管理ツールで労務管理を実行。PCの画面共有ができるWeb会議システムを常時接続し、コミュニケーションの問題を解消。社内データをどこからでもアクセスできる共有サーバに集約し、セキュリティを強化することで情報共有を実現したのです。

効果的でコストパフォーマンスの高いシステムを選定したことで、ツールの月額利用料金は総額6万円に抑えられており、生産性向上によって充分ペイできています。

効果を開示して従業員の意識を改革

慣習的に行われていた業務プロセスをドラスティックに改革するのは、言葉でいうほど簡単なものではありません。テレワークを実現する制度や環境を整えても、それを利用する側の従業員がメリットを感じられなければ浸透していかないでしょう。効果的にテレワークを活用していくには、それによって得られた効果を公開し、従業員の意識を含め、テレワークに対する肯定感を社内で醸成していかなければなりません。

すべてがテレワークの効果とはいい切れない数値でも、波及効果を含めた結果であるのは事実です。たとえば向洋電機土木株式会社では、テレワークへ取り組んで顕著に数字として現れた結果を公表し、その効果を全社的に実感できるようにしています。

具体的には本社の電気使用料が3年間で5,000kwhの削減に成功、一人あたりの年間労働時間を300時間削減できたなどです。その結果として、9年間で売上が9億円から18億円に倍増、女性社員が10倍に増加などの具体的な効果も可視化されてており、テレワークの導入で北海道、沖縄などでの社員採用が実現したことも公表されているのです。

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テレワークの成功に必須のサービスを紹介

それでは最後に、テレワーク導入を成功に導くの必要不可欠な、おすすめの業務効率化ツールを具体的に紹介しておきましょう。

コミュニケーションツール

すでに解説したように、直接顔を合わせてのコミュニケーションが困難なテレワークでは、これを補完するためのコミュニケーションツールの導入は必須です。意思の疎通にタイムラグが生じないようなチャットツールや、お互いの顔が見えるWeb通話システムなどの導入を検討した方がいいでしょう。

Slack

Slackは、チームの生産性を向上させるクラウド型ビジネスコラボレーションツールです。チーム別・プロジェクト別・顧客別にチャンネルを作成して自由なチャットが可能、スレッドを活用してきちんと整理された会話は履歴を検索するのも簡単です。

もちろん、ビデオ通話や音声通話にも対応。文書や画像などをドラッグ&ドロップしてファイル共有できるほかにも、さまざまな業務ツールを連携させ、Slackを起点としたビジネススタイルを構築するのも簡単。スマートフォンアプリでいつでもどこでも活用できます。

Skype

Skypeは、ビデオ通話・音声通話を基本としながらも、チャット機能・ファイル共有機能でチーム間の意思疎通をスムーズにするクラウド型コミュニケーションツールです。Webブラウザはもちろん、スマートフォンアプリでの活用も可能。Office 365の一部としてBusiness版を有効に活用できます。

Skype通話の履歴を記録できるのはもちろん、画面共有やファイル共有でプロジェクトを円滑に進めるのも可能です。

勤怠管理システム

モバイルワークでの直行直帰時、在宅勤務での業務開始・終了時など、労務管理を徹底させるのに有効なのが勤怠管理システムです。位置情報を取得して不正をなくすなどの工夫がされているシステムも多く登場、テレワーク導入に勤怠管理システムはもはや欠かせません。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、多彩な打刻方法に対応し、シフト管理や集計機能などの多彩な機能を持つクラウド型勤怠管理システムです。交通系ICカードとカードリーダーを活用した打刻はもちろん、LINE、Slackを活用した打刻、スマートフォンのGPS機能を利用したモバイル打刻も可能、面倒な勤怠管理を合理化し、テレワークでも簡単に労務管理できます。

休暇や残業などの申請にも対応。工数管理などを活用した勤怠情報を集約し、自動で集計・分析できるのも魅力的だといえるでしょう。

jinjer勤怠

jinjer勤怠は、休暇管理・シフト管理・集計・統計・予実管理・アプリ連携などの豊富な機能を持ち、さまざまな打刻方法に対応するクラウド型勤怠管理システムです。交通系ICカードやチャットツールでの打刻に加え、PC・スマートフォン・タブレットでの打刻に対応。テレワークで課題になりがちな勤怠管理を合理的に解決できます。

集約された勤怠データは集計・統計・分析が可能なのはもちろん、人件費の予実管理も可能。Apple Watchなどとの連携やアプリ連携が可能なほか、管理者がスマートフォンを使って各種申請を承認するのも可能です。

データ共有

遠隔地にいる従業員とプロジェクトを遂行するテレワークでは、スムーズでタイムラグのないデータ共有を実現する必要があります。ファイルの肥大化が著しい現代では、ファイルのメール添付による共有が現実的でないだけでなく、複数バージョンの存在を排除し、コラボレーションできる環境の構築も求められます。

Google One

Google Oneは、15GBまでのストレージ容量が無料で使え、ドキュメントやスプレッドシートをチーム間で共有することでスムーズなプロジェクト進行を実現する、クラウド型データ共有プラットフォームです。

わずかな月額料金でストレージ容量を拡大できるのに加え、プロジェクトファイルの複数バージョンが作成されてしまうことがないよう、クラウド環境での共同作業など、チームごと・プロジェクトごとのコラボレーションも実現します。

Dropbox

Dropboxは、あらゆる形式のファイルを保存・閲覧でき、すべてのデバイスで共有できるクラウド型ストレージサービス・ファイル共有ツールであり、チーム間でひとつのファイルを共同作業によって完成させていくのも可能です。

プロジェクトファイルの変更はすぐさま反映されるため、メンバーは最新のファイルがどこのあるのかを探しまわる必要もなく、履歴を追っていくのも簡単です。個人事業主向けのほかに、法人向けのDropbox Businessもリリースされています。

セキュリティの確保

テレワークの導入で企業がもっとも懸念するのは、企業機密や情報の流出、つまりセキュリティの確保をどうするかです。特に、自社システムに関する部分はともかく、自宅環境を利用するテレワークでは、個々の従業員に関するセキュリティ対策も欠かせません。

Norton

セキュリティソフトで確固たる評判を獲得しているのが、シマンテックが提供するセキュリティソリューション「Norton」です。ベーシックなアンチウイルスで未知の脅威をブロックできるほか、包括的なセキュリティ対策を実現できる、スタンダードからプレミアムまでのセキュリティソリューションを提供。

モバイルデバイスやフリーWi-Fi接続時の脅威をブロックする、モバイルセキュリティ、Wi-Fiプライバシーもラインナップします。

McAfee

McAfeeは、マルウェア・ランサムウェア・スパイウェアなどの脅威からデバイスを保護するセキュリティソリューションです。クラウド基盤でさまざまな脅威を解析してデバイスに適用するため、リアルタイムでのアンチウイルス対策が可能です。

テレワーカーである従業員個々のデバイスに対応可能なほか、法人システムのセキュリティを包括的に確保できるソリューションも用意されています。

まとめ

多様化する労働者の価値観や、変化の早い経済市場の動きを受け、優秀な人材の獲得や生産性の向上を実現し、競争力を高めていく制度として、もはや企業にとってのテレワーク導入は避けられないものだといえるでしょう。こうした動きに柔軟に対応できない企業は、激動の経済市場を生き抜くための成長が見込めないともいえるのではないでしょうか?

業種や職種によって、柔軟な働き方であるテレワークはマッチしないケースもあるかもしれません。しかし、さまざまな成功事例でも紹介したように、競争を勝ち抜いていくために足りないものはなにか、その課題を見極め、解決の手法を模索すれば、おのずとテレワークの活用方法も見えてくるでしょう。

まずは、過去の慣習にとらわれることなく、どうしたらテレワークを最大限活用できるのか、考えてみることからはじめてみてはいかがでしょうか?

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