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テレワークに必要なツールとは?目的や使い方も紹介

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働き方改革や緊急事態宣言の影響を受けて、テレワークを開始した方や興味を持った人も多いのではないでしょうか?テレワークには難しいツールが必要だと思うかもしれませんが、そんなことはありません。ここでは、テレワークをより効率的に行うためのツールについて紹介します。

テレワークとは?


テレワークはリモートワークとも呼ばれ、働き方の多様化や効率化といった目的で多くの企業が導入しています。ここではまず、テレワークの定義やメリットを解説します。

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勤務先オフィス以外働くこと

総務省の定義によると、「テレワークとは、ICT(情報通信技術)を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と定義されています。具体的には、パソコンや電話を使いながら、勤務先オフィス以外で仕事をすることを指します。

そして、テレワークは仕事をする場所によって以下の3種類に分けられます。

  • 在宅勤務
  • モバイルワーク
  • サテライトオフィス勤務

場所にとらわれず時間を有効活用した働き方ができるため、育児や介護、体調により通勤が困難な人でも働ける可能性が広がります。

参考元:総務省

導入する企業が増えている

総務省の調査によると、2018年のテレワーク導入率は19.1%となっています。また、厚生労働省がLINE公式アカウントで行った調査によると、2020年4月12~13日時点でのテレワーク導入率は全国平均で約27%、最も高い東京都は約52%でした。

このように、新型コロナウイルス感染症による緊急事態宣言の影響を受けて、テレワークを導入する企業が増加しました。政府目標の7割には達していませんが、これを機にテレワークはますます普及していくでしょう。

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参考元:総務省・https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r01/html/nd124210.html
参考元:厚生労働省・https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_11109.html

テレワークの問題点とは?

テレワークには、通勤ストレスの軽減や働き方の多様化、効率化といったメリットがありますが、良いことばかりではありません。では、テレワークにはどんな問題点があるのでしょうか?

コミュニケーション不足

テレワークでは、基本的にメールやチャット、電話を使って連絡をとります。しかし、これらの連絡手段だけではコミュニケーションが十分であるとは言い切れません。たとえば、以下のような問題が起こる可能性があります。

  • 返信が遅くなり仕事が進まない
  • 連絡が不十分で誤解を生む
  • ちょっとした相談がしにくい

このように、テレワークによって精神的不安を感じたりかえって仕事の効率が落ちたりする可能性があります。

長時間労働

テレワークでは、仕事と私生活の線引きが曖昧になる傾向があります。また、働いている姿を社内の人に見られることがないため、成果主義になることが多いです。

そのため、「成果を出さなくては」と不安になり、つい長時間働いてしまうことも少なくありません。長時間労働になれば、かえって仕事の効率が低下したり健康に影響を及ぼしたりするでしょう。

セキュリティ問題

テレワークは自宅やカフェなどで仕事をするため、社内で仕事をする場合よりも情報漏洩のリスクが上昇します。パソコンやタブレットを社外に持ち出せば、それだけ盗難の可能性が高くなるからです。

また、資料やデータのやりとりは基本的にメールやチャットになるため、コンピュータウイルスやハッキング被害に遭うことも考えられます。

テレワーク関連ツール一覧


テレワークのデメリットを解消し、より快適で効率的な働き方を実現するためには、テレワーク向けツールを活用することが重要です。一般社団法人日本テレワーク協会のホームページには、「テレワーク関連ツール一覧」が公開されています。ここでは、テレワーク関連ツールについて、主要なものを紹介していきます。

一般社団法人日本テレワーク協会「テレワーク関連ツール一覧」

システムツール

テレワークを行うにあたって、まずはオフィス内のネットワークと自宅のパソコンを接続するシステムが必要になります。日本テレワーク協会では、接続方法や使い方によって、以下の4種類に分類されています。

  • リモートデスクトップ方式
  • 仮想デスクトップ方式
  • クラウドアプリ方式
  • 会社のPC持ち帰り方式

通信環境やセキュリティポリシーに合わせ、それぞれのツールを導入されているでしょう。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールには、メールは電話のほか、チャットや会議システム、情報共有ツール、SNSなどがあります。テレワークは直接話すことができないため、効率的かつ正確な業務を行うためにはツールが必要不可欠です。

特に会議システムは、コミュニケーション不足の解消やコスト削減といった面から重視されており、目的や状況に合わせたツール選択が必要です。

管理ツール

管理ツールとは、勤怠や在籍、業務進行など、テレワークならではの管理問題を解消するためのツールです。たとえば、営業職であれば位置情報の把握・記録ができるツール、事務職であればパソコンでの作業状況が分かるツールなどが推奨されています。

また長時間労働や残業代不払いを防ぐための新しいツールの登場も期待されています。

無料の人気ツールを比較


テレワーク向けツールの中には、企業ではなく個人で活用できるものもあります。ここでは、テレワークをするうえで役に立つ、無料の人気ツールを紹介します。コミュニケーションツールが中心になりますが、どれが自分に合っているか比較しながら読んでくださいね。

Chatwork(チャットワーク)

Chatworkとは、Chatwork株式会社が提供するビジネス向けのコミュニケーションツールです。「LINEのビジネス版のようなツール」と言うとイメージしやすいでしょう。

Chatwork には1対1の連絡だけでなくグループでのチャットやタスク管理、ファイル管理などさまざまな機能があります。パソコンでもスマホでも利用可能で、1つのアカウントを複数の端末で使うこともできます。

ただし、フリープランではビデオ通話は1対1のみ、グループチャットは14個までなど、機能に制限があります。

Chatworkについてもっと知りたい方はこちら

Chatwork(チャットワーク)とは?登録・機能・基本~応用の使い方を徹底解説「Chatworkをはじめてダウンロードしたけど、使い方がいまいちわからない…。友達追加の方法が少し分からないし、Chatworkの使い...

Slack(スラック)

Slackは、アメリカのSlack社が提供する無料のビジネス向けコミュニケーションツールです。150以上の国で使われており、2019年2月には利用者数が全世界で1,000万人を突破しました。

基本的な機能はChatworkと似ていますが、外部サービスとの連携やリマインダー機能、スレッド表示などはSlackにしかありません。ただし、フリープランではメッセージ履歴や検索、ストレージなどに制限があるため注意しましょう。

メールよりも気軽かつ迅速に、メッセージやデータを送り合いたいときに役立ちます。

Skype(スカイプ)

Skypeとは、音声通話やグループビデオ通話、メッセージのやりとりなどができるコミュニケーションツールです。新型コロナウイルスの影響による自粛生活で、オンライン飲み会に利用した人もいるでしょう。

Skypeはシンプルな仕組みで使いやすい一方で、データ量が多く接続が不安定になることがあるため、1対1、または少人数でのちょっとした会議におすすめです。

Skypeについてもっと知りたい方はこちら

Skypeで何ができる?基本の使い方&おすすめ活用法を紹介!リモート可能な副業をしている、またはこれから始める人の中には、Skypeの導入を検討している人も多いのではないでしょうか。コミュニケーシ...

Zoom(ズーム)

Zoomは、パソコンやスマホを使ってWeb会議ができるツールです。WindowsやMac、Android、iOSなどあらゆるOSに対応しているため、利便性が高いツールとして多くの企業で導入されています。

Skypeとの違いはアカウントの作成が必須ではない点です。主催者から送られてきたURLをクリックするだけで、自動的にZoomが起動し会議に参加できます。

Zoomは会議を想定したツールであるため、大人数で打ち合わせをしたいときにおすすめです。ただし、3人以上の通話は40分の時間制限があるため注意しましょう。

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Chromeリモートデスクトップ

Chromeリモートデスクトップとは、手元のパソコンやスマホからインターネットを経由して他のパソコンを操作できるツールです。複雑な設定は必要なく、ChromeとGoogleアカウントがあれば無料で誰でもできます。

オフィスのパソコンに保存されているデータを見たいときや、そのパソコンでしかアクセスできないサイトを開きたいとき、遠隔で複数のパソコンを操作したいときに役立ちます。ただし、勤務先で遠隔操作が禁止されている場合は使用してはいけません。

Googleツール

テレワークをするなら、Googleのツールもうまく活用しましょう。Googleアカウントがあれば、Googleドライブやドキュメント、スプレッドシートなどさまざまなツールを利用することができます。

Googleドキュメントはワード、スプレッドシートはエクセルのような機能を持ったツールです。そして、Googleドライブはドキュメントやスプレッドシート、動画、PDFなどさまざまなファイルをインターネット上に保存することができます。保存されたファイルは共有も簡単であるため、複数人で編集することも可能です。

作成したデータをすぐに共有したいときや複数端末から編集したいときは、 Googleツールをうまく活用しましょう。

まとめ:テレワークをする際はツールを有効活用しよう


場所にとらわれず時間を有効活用できるテレワークですが、現状ではコミュニケーション不足やセキュリティなどの問題点もあります。問題点を解消し安全で効率的なテレワークを行うには、ツールをうまく活用することが重要です。ここで紹介した無料のツールを利用し、より快適なテレワークを実現させましょう。

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